Polityka Prywatności i RODO
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w NZOZ Ma-Dent
Wersja 2.0 - ostatnia aktualizacja: 11 lutego 2026
Bezpieczeństwo
Chronimy Twoje dane
Poufność
Tajemnica lekarska
Transparentność
Jasne zasady
1. Administrator danych osobowych
Dane administratora:
Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Ma-Dent
ul. Łąkowa 16, 64-500 Szamotuły
NIP: 972-031-81-95
REGON: 639577644
E-mail: gabinet@madent.pl
Telefon: 61 292 33 22
Telefon: 666 517 057
Inspektor Ochrony Danych (IOD):
Placówka nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych na podstawie oceny dokonanej zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO (przetwarzanie danych o zdrowiu nie odbywa się na dużą skalę w rozumieniu wytycznych Grupy Roboczej Art. 29). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:gabinet@madent.pl, tel. 61 292 33 22.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach:
Udzielanie świadczeń zdrowotnych i prowadzenie dokumentacji medycznej
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w zw. z art. 9 ust. 2 lit. h RODO (cele zdrowotne); ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta; ustawa o działalności leczniczej
Obejmuje: diagnozowanie, leczenie stomatologiczne, profilaktykę, zapewnienie ciągłości opieki, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej
Rejestracja pacjentów (telefoniczna, osobista, online)
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - organizacja pracy placówki)
Rozliczenia z NFZ, księgowość, obowiązki podatkowe i rachunkowe
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; ustawa o rachunkowości; Ordynacja podatkowa
Komunikacja z pacjentem (przypomnienia o wizytach, informacje o wynikach)
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda - w przypadku przypomnień marketingowych)
Zgodę można wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) w zw. z art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń)
Prowadzenie strony internetowej
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - informowanie o działalności placówki, ułatwienie kontaktu)
Marketing usług własnych placówki
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) - z uwzględnieniem ograniczeń reklamy podmiotów leczniczych wynikających z art. 14 ustawy o działalności leczniczej
Obsługa zgłoszeń zdarzeń niepożądanych
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); ustawa o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta
Źródła danych (gdy nie od pacjenta)
Możemy otrzymać dane z innych podmiotów leczniczych lub laboratoriów (np. wyniki badań, skierowania). W takim przypadku realizujemy obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 RODO.
3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
Dane zwykłe:
- Imię i nazwisko
- Numer PESEL
- Data urodzenia
- Adres zamieszkania / zameldowania
- Numer telefonu, adres e-mail
- Numer dokumentu tożsamości
- Dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego
Dane szczególnych kategorii (wrażliwe):
- Dane dotyczące stanu zdrowia (w tym stanu jamy ustnej)
- Informacje o alergiach, nałogach, przebytych chorobach
- Wyniki badań diagnostycznych (w tym zdjęcia RTG, pantomograficzne)
- Historia leczenia stomatologicznego i ogólnomedycznego
- Przyjmowane leki
Dane osób trzecich:
- Dane przedstawicieli ustawowych (rodziców / opiekunów prawnych pacjentów małoletnich)
- Dane osób upoważnionych do dostępu do dokumentacji medycznej
- Dane osób upoważnionych do informacji o stanie zdrowia pacjenta
4. Obowiązek lub dobrowolność podania danych
Dane obowiązkowe (wymagane przepisami prawa)
Imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres zamieszkania, dane o stanie zdrowia niezbędne do udzielenia świadczenia. Konsekwencja odmowy: brak możliwości udzielenia świadczenia zdrowotnego i prowadzenia dokumentacji medycznej.
Dane dobrowolne
Numer telefonu, adres e-mail (do kontaktu i przypomnień o wizytach). Konsekwencja niepodania: brak możliwości kontaktu telefonicznego/mailowego, wysyłania przypomnień o wizytach i informowania o wynikach badań.
Dane przetwarzane na podstawie zgody
Dane do celów marketingowych (np. informacje o promocjach, nowych usługach). Wyrażenie zgody jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania ze świadczeń zdrowotnych. Nie uzależniamy udzielenia świadczenia od wyrażenia zgody marketingowej.
5. Odbiorcy danych osobowych
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom podmiotów:
Narodowy Fundusz Zdrowia
W celu rozliczenia świadczeń finansowanych ze środków publicznych
Inne podmioty lecznicze
W celu zapewnienia ciągłości leczenia (np. skierowania do specjalistów)
Laboratoria diagnostyczne i podwykonawcy medyczni
W celu wykonania badań diagnostycznych zleconych przez lekarza
Dostawcy IT, hostingu, serwisanci oprogramowania medycznego
Na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych
Biuro rachunkowe
Na podstawie umowy powierzenia - w celu realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych
Rejestry medyczne i systemy e-Zdrowia
System Informacji Medycznej (SIM), platforma P1, e-recepta, e-skierowanie
Organy władzy publicznej
Sądy, prokuratura, policja, Sanepid, Zakład Ubezpieczeń Społecznych - wyłącznie na podstawie przepisów prawa
Firmy ubezpieczeniowe
Wyłącznie za wyraźną zgodą pacjenta
Kancelarie prawne
W przypadku dochodzenia lub obrony przed roszczeniami
Wszystkie podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora są związane umowami powierzenia zapewniającymi odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
6. Przekazywanie danych do państw trzecich
Co do zasady dane osobowe pacjentów są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
W przypadku korzystania z narzędzi dostawców mających siedzibę w USA (np. usługi analityczne), dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych wyłącznie do podmiotów certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności z 10.07.2023 r.) lub z zastosowaniem standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
Masz prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń - w tym celu skontaktuj się z nami pod adresem:gabinet@madent.pl.
7. Okresy przechowywania danych
Dokumentacja medyczna
Co do zasady: 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (art. 29 ustawy o prawach pacjenta)
Wyjątki:
- Dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia - 22 lata
- Zgon pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia - 30 lat
- Zdjęcia RTG przechowywane poza dokumentacją - 10 lat
- Skierowania na badania i zlecenia lekarza - 5 lat
Po upływie wymaganych okresów dokumentacja jest niszczona lub anonimizowana.
Dane do celów podatkowych i rachunkowych
5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
Dane do celów dochodzenia / obrony roszczeń
Do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 3-6 lat; w przypadku roszczeń związanych ze świadczeniami zdrowotnymi mogą obowiązywać szczególne terminy)
Dane przetwarzane na podstawie zgody
Do czasu cofnięcia zgody przez osobę, której dane dotyczą
8. Twoje prawa związane z danymi osobowymi
Prawo dostępu i kopii danych (art. 15 RODO)
Możesz uzyskać potwierdzenie przetwarzania i kopię swoich danych. Dostęp do dokumentacji medycznej regulowany jest dodatkowo przez ustawę o prawach pacjenta.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych danych. Uwaga: wpisy w dokumentacji medycznej mogą być korygowane wyłącznie w trybie przewidzianym przepisami.
Prawo do usunięcia (art. 17 RODO)
„Prawo do bycia zapomnianym". Istotne ograniczenie: nie dotyczy dokumentacji medycznej, którą placówka jest zobowiązana przechowywać przez okres wymagany prawem.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Możesz żądać ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w RODO (np. kwestionowanie prawidłowości danych, wniesienie sprzeciwu).
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany. Możesz je otrzymać w powszechnie używanym formacie.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
Dotyczy danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f). Bezwzględne prawo sprzeciwu przysługuje wobec marketingu bezpośredniego.
Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO)
W dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Prawo do niepodlegania decyzjom automatycznym (art. 22 RODO)
Masz prawo nie podlegać decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo złożyć skargę do:
Jak skorzystać z praw?
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami:
E-mail: gabinet@madent.pl
Telefon: 61 292 33 22
Telefon: 666 517 057
Osobiście: ul. Łąkowa 16, 64-500 Szamotuły
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
NZOZ Ma-Dent nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Żadne decyzje dotyczące pacjentów nie są podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzowany - każda decyzja medyczna jest podejmowana przez lekarza.
10. Bezpieczeństwo danych osobowych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
Środki techniczne
- Szyfrowanie danych
- Kontrola dostępu i uwierzytelnianie
- Regularne kopie zapasowe
- Aktualizacje oprogramowania
- Minimalizacja danych
Środki organizacyjne
- Szkolenia personelu z ochrony danych
- Upoważnienia do przetwarzania danych
- Procedury reagowania na naruszenia
- Fizyczne zabezpieczenia dokumentacji
- Regularne przeglądy bezpieczeństwa
11. Zasady udostępniania dokumentacji medycznej
Komu udostępniamy dokumentację:
- Pacjentowi, którego dokumentacja dotyczy
- Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta (np. rodzicowi dziecka)
- Osobie upoważnionej przez pacjenta
- Podmiotom uprawnionym z mocy prawa (inne podmioty lecznicze, NFZ, sądy, prokuratura, rzecznik praw pacjenta)
Formy udostępniania:
- Do wglądu w siedzibie placówki
- Poprzez sporządzenie wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku
- Na informatycznym nośniku danych
- Za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
Opłaty:
Pierwsze udostępnienie dokumentacji medycznej w żądanym zakresie jest bezpłatne (art. 28 ust. 2a ustawy o prawach pacjenta - obowiązuje od 4 maja 2019 r.). Za kolejne udostępnienia placówka może pobierać opłaty w wysokości określonej przepisami.
Procedura:
Wniosek o udostępnienie dokumentacji można złożyć osobiście w rejestracji, telefonicznie lub mailowo na adres gabinet@madent.pl. Wymagane jest potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy.
12. Pliki cookies i podobne technologie
Na naszej stronie internetowej stosujemy pliki cookies i podobne technologie. Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym możesz wyrazić lub odmówić zgody na poszczególne kategorie.
Podstawa prawna: art. 399 ustawy z dnia 11 września 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej (obowiązuje od 10.11.2024 r.) oraz art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO
Kategorie cookies:
Niezbędne (zawsze aktywne)
Zapewniają podstawowe działanie strony. Nie wymagają zgody.
madent_cookie_consent - zapamiętanie Twoich preferencji cookies (localStorage, bezterminowo do wyczyszczenia)
Funkcjonalne (za zgodą)
Umożliwiają dodatkowe funkcje, np. wyświetlanie mapy Google na stronie kontaktowej.
Mapa Google - iframe na stronie Kontakt; Google może ustawiać własne cookies (polityka prywatności Google: policies.google.com/privacy)
Analityczne (bez zgody - Plausible)
Korzystamy z Plausible Analytics - narzędzia zgodnego z RODO, które nie wymaga zgody użytkownika, ponieważ:
- nie używa plików cookies,
- nie śledzi użytkowników między stronami,
- nie zbiera danych osobowych (adresów IP, identyfikatorów),
- wszystkie dane są zagregowane i anonimowe.
Więcej informacji: plausible.io/data-policy
Zarządzanie zgodami:
Przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlamy baner cookies, w którym możesz zaakceptować wszystkie cookies, wybrać tylko niezbędne lub dostosować poszczególne kategorie. Aby zmienić swoje preferencje w dowolnym momencie, kliknij link „Ustawienia cookies" w stopce strony. Możesz też zarządzać cookies bezpośrednio w ustawieniach swojej przeglądarki.
Zasoby zewnętrzne:
Strona korzysta z Google Fonts (czcionki Fraunces i DM Sans) - pobierane z serwerów Google przy ładowaniu strony. Google nie wykorzystuje tych zapytań do śledzenia użytkowników (polityka prywatności Google Fonts).
13. Postępowanie w przypadku naruszenia ochrony danych
Placówka stosuje procedury wykrywania, oceny i reagowania na naruszenia ochrony danych osobowych.
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych - zgłaszamy je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od wykrycia (chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw i wolności).
Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw i wolności - zostaniesz o nim niezwłocznie poinformowany/a wraz ze wskazaniem możliwych konsekwencji i środków podjętych w celu zaradzenia naruszeniu.
14. Zmiany w Polityce Prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian w przepisach prawa, zakresie przetwarzanych danych lub stosowanych rozwiązaniach technologicznych.
O istotnych zmianach informujemy poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji dokumentu na stronie internetowej oraz udostępnienie jej w rejestracji placówki. Każda wersja dokumentu posiada datę aktualizacji i numer wersji.
Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki Prywatności.
Aktualna wersja: 2.0
Data aktualizacji: 11 lutego 2026 r.
15. Podstawy prawne
Niniejsza Polityka Prywatności została opracowana na podstawie następujących aktów prawnych:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. - ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
- Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
- Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych
- Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania
- Ustawa z dnia 11 września 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej (w zakresie cookies)
- Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną
Pytania o ochronę danych
Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami:
Kontakt bezpośredni:
NZOZ Ma-Dent
E-mail: gabinet@madent.pl
Telefon: 61 292 33 22
Telefon: 666 517 057
Adres: ul. Łąkowa 16, 64-500 Szamotuły